Publié le 17 août 2026 · Par RAVYLO.
Collecter seulement ce qui sert au dossier
Pour chaque champ, demandez qui l’utilise et pourquoi. Les coordonnées nécessaires au rendez-vous, les informations du véhicule et les éléments de facturation répondent à des finalités différentes. Évitez les zones de texte où chacun peut saisir des informations sensibles sans règle.
Au moment de la collecte, indiquez l’identité du responsable, les finalités, la base juridique, les destinataires, la durée ou ses critères et les droits de la personne. Une mention accessible dans le parcours vaut mieux qu’un document introuvable après la saisie.
Limiter les accès et les durées de conservation
Un mécanicien, un conseiller, un comptable et un prestataire n’ont pas nécessairement besoin des mêmes informations. Attribuez les accès par rôle, retirez les comptes inutilisés et conservez une trace des opérations sensibles. Les documents clients ne doivent pas être accessibles depuis un lien public devinable.
Les durées dépendent de la finalité et des obligations applicables. La CNIL propose notamment des repères pour la gestion commerciale et la prospection, mais ils ne remplacent pas l’analyse des obligations comptables, contractuelles ou contentieuses. Documentez les règles et prévoyez suppression ou archivage à l’échéance.
Séparer le service, la fidélisation et la prospection
Informer un client que son véhicule est prêt n’a pas la même finalité qu’envoyer une offre commerciale. Les préférences de contact et le droit d’opposition doivent suivre le bon usage. N’utilisez pas automatiquement toutes les coordonnées du dossier atelier pour une campagne.
Tenez un registre des traitements, encadrez les sous-traitants, organisez les demandes d’accès ou d’effacement et préparez une procédure en cas d’incident. Pour une situation complexe, sollicitez votre conseil ou votre délégué à la protection des données lorsqu’il existe.
La liste à retenir
- Finalité définie pour chaque donnée
- Information remise au client
- Collecte limitée au nécessaire
- Accès attribués par rôle
- Durées documentées
- Service et prospection séparés
- Sous-traitants et incidents encadrés